קודם כל סדר במושגים. 

התוכנית הינה מסמך כתוב המשרת את היזם או בעל העסק כג'י פי אס עבור הפעילות העסקית. כמו תוכנית הניווט, על המסמך להתחשב במטרות, יעדים, העדפות אישיות, דרכי פעולה, לבדוק מהם המכשולים בדרך, כיצד לעקוף אותם, למדוד באופן מדויק ככל האפשר את המסלול, ולא פחות חשוב מזה:

לעדכן מפעם לפעם בשינויים שנקרים בדרך. התוכנית העסקית בוחנת את הפעילות בכמה מישורים: 

1. מוצר או שירות

2. כספים

3. תפעול

4. שיווק

5. פיתוח עסקי

כל אחד מהפרמטרים הינו תוכנית בפני עצמה.

לפני שמתחילים לערוך את התוכנית, חובה עלינו להגדיר מטרה ברורה: שאלת הבשביל מה?  

תוכנית עסקית לגיוס משקיע?

תוכנית לגיוס שותף עסקי?

תוכנית עסקית לקבלת הלוואה מקרן או בנק?

ומה מהות העסק?

הקמת עמותה לסובלים מפסוריאזיס?

תוכנית אימון למתבגרים חרדים נושרים?

פתיחת מכון קוסמטיקה?

הגדלת הכנסות בעסק קיים?

פיתוח העסק בשיטת הזכיינות?

ייצוא מוצר ישראלי לקהילה החרדית בבלגיה?

פתיחת אתר מכירות של מוצרי לבוש בסיסיים הנשלחים בדואר?

לאחר שיש לנו מטרה לתוכנית, ניגש לשלב איסוף הנתונים. זהו שלב קריטי בהחלטות העתידיות שלנו. על סמך הנתונים נוכל בשלב הפיננסי להחליט אודות תמחור, נקודת איזון, כמויות, וכדומה, וגם בתוכנית השיווק נשתמש בנתונים כדי להחליט לגבי אסטרטגיה, ערוצי שיווק ועוד.

לשם איסוף הנתונים עליך להיות פעילה, יצירתית ומדויקת. עליך להשתמש בערוצים רבים ככל הניתן: אתרי מידע, סקרים, "ריגול תעשייתי" כלומר בדיקת שירותי ומחירי המתחרים או מי שמציע מוצר העונה לאותו הצורך בשוק, קבוצות מיקוד של קהל היעד העתיד לצרוך את השירות או המוצר וכדומה. עסק קיים ימדוד את הנתונים של עד חמש שנים אחורה, לעומת עסק חדש שישתמש בתחזיות ונתונים שליקט.

לדוגמה, לקוחה שלי העובדת כגננת מזה 10 שנים, לשם הפעילויות בגן היא נעזרת בנותני שירות כגון חנויות אביזרים, מפעילות, וכדומה. יש לה קלסר ענק אליו היא גוזרת ומדביקה כל פיסת מידע שיכולה לשמש אותה למסיבת סוף השנה, הפעלות לגנים, בנקים הנותנים הטבות ועוד. היא החליטה להוציא מידעון "לגננת", פרסום ממוקד לגננות הכולל את כל נותני השירות הרלוונטיים עבורה. בפגישה לאחר ניסוח הרעיון, יצאנו לשטח לבדוק: כמה גננות יש? מה מציעים להם היום, האם רק היא מרגישה ככה? כיצד מתמודדות האחרות, מהם עלויות ההפצה, כמה עולה פרסום לנותן שירות, מה עושה חנות ציוד לגננות כיום כדי להגיע לקהל היעד, כיצד מפרסמת את עצמה מפעילת ג'ימבורי וכמה זה עולה לה? האם גננות יהיו מוכנות לשלם עבור עלון זה או רק חינם זה יעבור? האם יש משהו דומה? מי המפרסמים הרלוונטיים? מהם עלויות הדפוס? כל הנתונים הללו יהוו את הבסיס לתוכנית המוצר, התוכנית הפיננסית והתוכנית השיווקית בהמשך. חוסר מקצועיות בשלב איסוף הנתונים משפיעים ישירות על ההיתכנות העסקית ובעתיד על הרווחיות.

לחילופין, בעלים של דוכן "שיקה"- שירותי סטיילינג בליווי אישי בקניון (התאמת קניות אישית והלבשה עם סטייליסטית מקצועית), לאחר תקופה החליטה להתפתח לעוד סניפים ובוחנת לעשות זאת בשיטת הזכיינות. עלינו למדוד נתונים אחרים לגמרי! כבר יש ניסיון בשטח ולא מדובר בהשערות בלבד. לכן נבדוק למי המוצר נותן מענה, מי מוכן לשלם על השירות? הקניון? הלקוח? החנויות? מה ממוצע הקניות בכל סיבוב עם לקוחה, מהם מוקדי הרווח הנוספים, מה מבקשות הלקוחות? מה מגיב יותר טוב? מהם שולי הרווח, כמה מקבלת סטייליסטית מתחילה, כמה זמן הכשרה צריך להיות כדי להגיע לרמה טובה? באילו שעות יש הכי הרבה תנועה בקניון? כמה עולה זכיינות בדוכן מקביל? ועוד. במקרה זה, עד שהיא לא חשבה לצאת לזכיינות ישנם נתונים שבכלל לא נמדדו או נשאלו. לכן, אם יש לך עסק, השתדלי כבר מהיום לנהל מעקב אחר המידע ולארגן אותו בצורה שתקל עליך את שליפת הנתונים במידה ותרצי להתקדם ולהתפתח: מאגר לקוחות, סיכומים חודשיים, סיכומי שנה, בקרת כספים, רישום של בקשות מהלקוחות. כל זה, אפילו אם כיום את לא משתמשת במידע. בערוב הימים זה יהיה מידע קריטי עבורך להתפתחות עסקית.

ועכשיו, לאחר שאנו מבינים מה מטרת התוכנית, ברשותנו כל המידע הראשוני, כלומר חומרי הגלם, ונוכל להתחיל בתוכנית.

תוכנית המוצר אמורה לתת לנו מענה לצורך ממשי! לא משנה אם מדובר בקוסמטיקאית, עמותה לסובלים ממחלות עור, או שירותי סטיילינג. הצורך צריך להיות מוגדר כבעיה ולא כפתרון. למשל: צורך הוא לעשות קניות שמותאמות לגזרה ללא צורך באמא או חברה טובה – הפתרון: שירותי סטייל  בקניון. אם הבעיה היא חסכון משמעותי בכספי המיסים – הפתרון הוא שירותי תכנון מס. ואם לנשים יש קושי לעצב את הבית ללא השקעה גדולה במעצבת פנים – הפתרון הוא מעצבת פנים לפי שעות.

לאחר שאכן וידאת שאת עונה לצורך, תוציאי מחברת ומלאי לגבי המוצר או הרעיון שיש לך לפי  הקטגוריות הבאות: 

מהו המוצר או השירות המוצעים? 

על אילו צרכים המוצר שלי נותן מענה? 

מיהו קהל היעד של המוצר או השירות שאני מציע? 

באיזה שוק וענף הוא מתנהל? 

מה מייחד אותו משאר המתחרים? 

מה מחזור החיים של המוצר (חד"פ, לכל החיים…)?

מה המענה הקיים כיום לצורך זה? 

מיהם המתחרים הישירים למוצר? 

מיהם מתחרים עקיפים למוצר או לשירות? 

מהם המוצרים המשלימים שלו? 

באיזה גודל שוק מדובר? 

מהי הרגולציה כיום בתחום מבחינה חוקית כגון ביטוחים, הגבלים, חוקיות, רישיונות, אישורים נדרשים? 

לדוגמה, אני רוצה לייבא מוצר מעולה מסין, עלי לבדוק מהם היטלי המס מסין, האם יש צורך באישור משרד הבריאות, האם יש למישהו בלעדיות על יבוא מוצר זה וכדומה. 

בפרק זה חשוב לנתח לא רק את היתרונות של המוצר אלא גם חסרונות, ולבחון כיצד להתגבר עליהם, וכן לבחון אילו הזדמנויות עתידיות יכולות להיות בתחום זה, ואילו איומים אסטרטגיים קיימים בתחום שלי.

אם נוכחנו להבין שהמוצר שלנו יעיל, מועיל ונצרך, נעבור בשלב הבא לבחינת התוכנית הפיננסית, התוכנית השיווקית, התוכנית התפעולית ותוכנית הפיתוח. 

תוכנית עסקית כמו כל תכנון מאורגן יכול לחסוך בכסף, אנרגיה ומשאבים, לחסוך עוגמת נפש ולהתארגן על מסלול מחודש בזמן קצר ככל האפשר.  בפרקים הבאים נלמד על כלים לבניית המשך התוכנית העסקית הפרטית שלך.