זה המקום לשים את הדעת על הפרטים הקטנים

(שמביאים להקלה ורווח גדול).

מטרת הפרק הזה לקבל החלטות חשובות כגון מתי יפעל העסק,

מי יעסוק באיזו פעילות, האם יש חלקים שבהם אצטרך עזרה, כיצד אתנהל נכון בתוך המסגרת הקיימת של זמן, משאבים פיזיים, משאבים נפשיים ועוד.

בניה נכונה של חלק זה, תייצר אפשרות שהעסק יהיה יישות נפרדת ממני עד כמה שאפשר, שאני אהיה המנהלת של העסק שלי ולא שהעסק ינהל וישתלט עלי.

בתחילת פרק זה אני מציעה לעשות תרשים (ממש ציור עם עיגולים, חיצים וריבועים) של ההתנהלות השוטפת של העסק. אם מדובר בארגון לבנות כאן את המבנה הארגוני, אם מדובר בייצור לצייר כאן את תרשים העבודה הנכונה, אם מדובר בשירות זה המקום לעשות את תרשים הזרימה הנכון של התהליכים שאת נותנת.

עכשיו, בואי נתן לזה מסגרת. נבחן מי עושה מה, נבדוק אילו דברים נרצה לעשות אנחנו ועל אילו דברים נהיה מוכנים לוותר תמורת תשלום הוגן והכל כדי שהשירות והמוצר שלנו יהיו מצויינים ואנחנו נשאר מורווחים ומסופקים.

מה עושים?

מהם סוגי העבודה בעסק? מה מהות העסק שלי ומהם מרכיבי חלקיו, יש לקחת בחשבון את התפקידים שצריכים להתבצע כדי שהעסק יתפקד.

אם מדובר בעסק יצרני אז נדבר על קניינות, תכנון, ייצור, שיווק, מכירות, ניהול כספים, שירות לקוחות, אם ישנה הפצה ושינוע וכדומה

אם מדובר בנותן שירות, נבחן שיווק, טלמרקטינג, שירות לקוחות, גביה, ניהול כספים, שירותי משרד וכדומה.

מי עושה?

מי האדם או הגוף שיעשה את התפקיד? האפשרויות הינם לעשות הכל לבד, או לגייס עובדים מיומנים או לשקול ברצינות להוציא חלק מהמשימות למיקור חוץ.

מיקור חוץ או בלועזית outsoursing  הינה שיטת ניהול שבבסיסה עומד הרעיון להוציא  לעשות מצויין את מה שאני טובה ב, ולהוציא החוצה למקצוענים חלקים בעסק שאיני מיטבית בהן.  אפילו מנקה בבית זה מיקור חוץ של ניקיונות הבית… יש לשקול את היתרונות והחסרונות בהחלטה מעין זו.

היתרונות הבולטים הינם: חיסכון בזמן, מקצוענות בכל הפרמטרים, אין יחסי עובד מעביד ומגוון אפשרויות בעולם גלובלי שלא היו קיימים בעסק הקטן פעם

החסרונות הבולטים: זליגה של ידע למתחרים, עלויות גבוהות יותר, תלות בגורמים חיצוניים מה שיכול לפגוע בלו"ז, שליטה ובקרה.

ועדיין, בעולם האפשרויות הבלתי נגמרות, לעסקים היום יותר מאי פעם, יש  מגוון פתרונות כגון טלמרקטינג, משרדי פרסום, מדיה דיגיטלית, מנהלי חשבונות, אנשי מכירות,  ואפילו שירותי משרד שמספקים לנו אפשרות להשאר ממוקדות במקצוענות שלנו ולא להתעסק בניהול ארגון מסועף.

איך עושים?

אם מדובר בעסק יצרני, זה המקום לבדוק כיצד והיכן נייצר? מהם מגבלות הייצור שלי, מהם צווארי הבקבוק שלי וכיצד ניתן להתגבר עליהם? כמה מוצרים אוכל לייצר באיקס זמן ומהם האפשרויות שלי לכמויות גדולות יותר? מיהם הספקים מה העלויות וזמני ההספקה, ואילו אפשרויות חלופיות עומדות לרשותי? לקחת בחשבון אם ישנה הובלה, צורך בחלוקה או וכל הלוגיסטיקה הנדרשת. כשמדובר בייצור תרשים זרימה והסבר מילולי מפשטים ומועילים להבנה ולסדר.

מתי עושים?

פרמטר נוסף שמומלץ לשקול בשלב הזה הינו: מהם שעות הפעילות של העסק?  

זהו סעיף קריטי לבעלות עסקים שנותנות שירות עצמאי- כבר הכרתי לקוחות שהרגישו חובה לענות למטרדים בשעות של 6 בבוקר וגם 1 בלילה רק כי לא נעים, או יותר נכון כי הן לא חשבו שיש שעות פעילות של עסק- בדיוק כמו שלא נעלה על הדעת לדפוק לחנות פרחים בשעות הסגירה כך גם נותנת שירות שלא קובעת שעות עבודה תופתע שהלקוחות שלה מנהלים לה את הלו"ז ולא היא.

ריבקי, תופרת בגדי אירועים מרחובות, הגיע אלי רגע לפני שסוגרים. התלוננה שבעלה רוצה שהיא תסגור את העסק מפני שאין לה יום ואין לה לילה, הבית שלהם אוטוסטרדה ואין להם פרטיות. בשביל הזעוטות שהיא מרוויחה עדיף שתצא לעבוד בחוץ, כך הוא טען! הפעולה הראשונה שעשינו הינה הגדרת שעות פעילות, שעות קבלה, מתי את עוסקת בעסק, ומתי את עושה את שאר הדברים בחייך. הפחד שלקוחות יפסיקו להגיע או שזה לא יהיה נוח התפוגג אחרי שבוע פעילות שבו לא רק שהסדר חזר לה לחיים אלא גם הלקוחות התחילו לכבד אותה יותר ולהתאים את עצמם לשעות של ריבקי ולא הפוך. כשאנחנו ברורות עם עצמנו, הלקוחות מזהים את זה, אוהבים את זה, בוטחים בנו יותר ומוכנים לשלם לנו על הבהירות הזאת- זה משרה ביטחון.

אם זה עסק קמעוני, מהם שעות הפעילות של העסק, או מהם העונות של העסק, או האם יש שעות יוצאות דופן המהוות "יתרון לא הוגן" כמו פתיחה אחת לשבוע עד 1 בלילה עבור לקוחת מיוחדים (חלק משיווק).

בע"ה בפעם הבאה נגיע לגרעין של כל עסק- השיווק שמנגיש וסולל את הדרך בין המוצר שלנו- ללקוח האידיאלי שמחפש ומוכן לשלם על המוצר, כי בלעדיהם- הלקוחות, לא יהיה לנו עסק.